A XXI. század modern iskolájában elengedhetetlen a korszerű infokommunikációs eszközök használata az oktatással kapcsolatos adminisztráció területén is. Ennek egyik hatékony eszköze lehet az elektronikus napló alkalmazása, amely alkalmas a tanárokra, az osztályfőnökökre nehezedő adminisztrációs terhek könnyítésére.

Az elektronikus naplók használatával szemben azonban a mai napig is számos ellenérzés van az iskolák pedagógusaiban és vezetőiben. Ezek egyrészről az elektronikus napló jogszerű - a papír alapú naplót teljes körűen kiváltó - használatával kapcsolatosak, sok intézmény nem tudja eldönteni, hogy az e-napló használata megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, használata tényleges előnyt biztosít-e a tanárok, diákok és szülők számára?

Az iskolák jelentős részének az e-naplókkal kapcsolatos ellenérzéseit fokozhatja, hogy a szoftver bevezetésekor nagyon sok adatot (tanuló, tantár, tantárgy, osztály, csoport, tantárgyelosztás, órarend, stb.) kell a programban rögzíteni. További probléma lehet, ha a szoftver kezelése túlbonyolított, az alapvető adminisztrációs funkciók használata körülményes.

Az e-napló szoftverek egyik nagy kihívása, hogy az intézményi specialitásokat mennyire hatékonyan és egyszerűen tudja kezelni. Egy szoftver kiválóan működhet egy homogén szerkezetű iskolában (pl. egy klasszikus gimnázium), de egy összetettebb feladatellátással rendelkező szakiskolában vagy szakközépiskolában már nem elégséges a tudása. Szinte lehetetlen olyan szoftvert készíteni, amelyik amellett hogy minden iskolatípusban használható, egyben könnyen kezelhető is legyen. Ezért fordulhat elő az, hogy egy iskolában egy adott e-napló szoftvert sikeresen használnak, míg ugyanezen szoftver másik intézményben való bevezetése kudarchoz vezet.

Az e-napló bevezetésével és használatával kapcsolatosan érdemes meghallgatni az IOT interjúját Király Lászlóval a a Bolyai János Fővárosi Gyakorló Szakközépiskola igazgatóhelyettesével. A rádióinterjút ide kattintva hallgathatja meg!

Az e-napló használatával kapcsolatosan az alapvető kérdés, hogy mikor és miért érdemes áttérni annak használatára? Nyilvánvaló tény, hogy elektronikus napló akkor érdemes használni ha:

• egyszerűbben, gyorsabban lehet kitölteni, mint a papír alapú naplót,
• segítséget, könnyebbséget jelent az adminisztrációban a szaktanároknak, osztályfőnököknek, iskolavezetésnek egyaránt,
• az intézmény bármely osztályterméből, tanterméből, helyiségéből egyszerűen elérhető,
• képes előállítani – nyomtatható formában – a hagyományos naplónak megfelelő dokumentumot,
• integrálható a meglévő iskolai rendszerekkel, szoftverekkel,
• alkalmas a meglévő iskolai nyilvántartások (pl.: Excel táblázatok) importálására,
• a szülő, tanulók számára egyszerűen és biztonságosan elérhető,
• teljes körűen megfelel a jogszabályi előírásoknak, különös tekintettel a tanulók, pedagógusok személyes adatainak kezelése tekintetében,
• használata sem a tanárok, sem pedig a szülők, diákok részére nem igényel különösebb informatikai ismereteket.

Az elektronikus napló célja, hogy egyesítse a hagyományos papír alapú napló és az elektronikus adattárolás és feldolgozás előnyeit. A papír alapú naplók nyilvánvaló előnye a használatának  megszokottsága, ill. annak – szó szerinti – kézzel foghatósága, az ebből fakadó hivatalos jellege. Ezért lényeges, hogy az e-napló szoftverek képesek legyenek a papír alapú naplót is előállítani, kinyomtatni.

A közoktatásban és a szakképzésben az utóbbi időkben egyre inkább jellemző váltak a különböző szakirányoknak, tagozatoknak, szakmáknak megfelelő csoportfoglalkozások, melyek során egy osztály azonos tanórája akár 3-4 különböző csoportbontásban – akár eltérő tantárgyakkal – kerül megtartásra.  Minden tanár rémálma az óra eleji „naplóvadászat”, amikor egyidejűleg több csoportban is szükséges lenne a napló, az tanórák vagy jegyek beírására.  Az iskola minden helyiségéből elérhető elektronikus napló révén azonban ez a probléma megszűnik, hiszen egyidejűleg minden tanár elérheti a virtuális osztálynaplót.

Az elektronikus napló használatával lényegesen könnyebben ellenőrizhető és nyomon követhető a tanárok munkája is, mivel az iskolavezetés szinte percre kész információkat kaphat a megtartott tanórák, a beírt hiányzások és érdemjegyek tekintetében.  A jogszabályi változások miatt az iskolákban az eddigiekhez képest is kiemelkedően fontos feladat lesz a hiányzások, mulasztások pontos, időbeni adminisztrálása, naprakészsége. Kizárólag az elektronikus rendszerek alkalmasak arra, hogy naprakészen, mindig az aktuális állapotnak megfelelően tájékoztassák az osztályfőnököt, az iskolavezetést a tanulók mulasztásairól, időben figyelmeztessék a pedagógusokat a mulasztásokkal kapcsolatos problémákra.

Az e-napló használatával nagymértékben egyszerűsödik az osztályfőnökök munkája is. Az eddig kézzel vezetett és összesített hiányzásokat, statisztikákat a számítógép segítségével pillanatok alatt lehet előállítani. A félévi, év végi értekezletekhez gyorsan lehet a teljes osztályra vonatkozó áttekintő táblázatokat készíteni a tanulmányi adatok bemutatására is. 

Az elektronikus rendszerek a tanulók és szüleik számára is a tájékoztatás új formáját jelenthetik. A tanulók, szülők – megfelelő jogosultság birtokában – hozzáférhetnek az elektronikus naplóhoz, megnézhetik az osztályzatokat, a mulasztásokat, ill. a tanulóhoz kapcsolódó különböző feljegyzéseket is.

Napjainkban a piacon már számos elektronikus naplószoftver elérhető. Ezek között vannak fizetős, dobozos vagy on-line elérésű programok, valamint ingyenes (vagy annak hirdetett) termékek is.  Amennyiben egy iskola eldöntötte, hogy bevezeti az e-naplót érdemes néhány szempontot alaposabban is megvizsgálni, annak érdekében, hogy az igényeinek leginkább megfelelőt legyen képes kiválasztani.

• A legfontosabb szempont a szoftver egyszerű használata, kezelhetősége. Egy jól működő elektronikus napló kezeléséhez nem szükségszerű magasabb szintű informatikai ismeret. Olyan szoftvert érdemes választani, amelynek kezelése a legtöbb esetben magától értetődő, valamint alkalmas arra, hogy használható legyen a megszokott irodai szoftverekkel együtt.
• Érdemes továbbá olyan szoftvert választani, amely képes kapcsolódni az iskola már működő rendszereihez, szoftvereihez, használni azok szolgáltatásait. Egy meglévő címtárhoz vagy levelezőrendszerhez (pl.: Active Directory, Exchange szerver) való kapcsolódás lehetősége esetén nincs szükség az e-naplóhoz külön felhasználó-kezelésre, új felhasználónevek és jelszavak megtanulására, hanem minden egy – már meglévő - rendszerből válik kezelhetővé.
• Ugyancsak fontos szempont a szoftverhez nyújtott kiegészítő szolgáltatások. A forgalmazó által biztosított telepítés, az adatfeltöltés támogatása, a felhasználók helyszíni oktatása, a terméktámogatás, valamint a javítások és fejlesztések folyamatos biztosítása nagymértékben megkönnyítheti az átállást az elektronikus rendszerre.
• Egy oktatási intézménybe az e-napló bevezetési időszaka a legkritikusabb időszak. A "mézesmadzag" módszertől (a tanárok a szoftver mellé kapnak informatikai eszközöket, pl.: netbookokat, laptopokat) a "furkósbot" módszerig ("ha nem írod be az órádat nem kapsz fizetést") többféle ösztönző rendszer létezik. A megfelelő technikai háttér és támogatás (support) biztosítása a sikeres bevezetés egyik záloga. Ugyanakkor további lényeges szempont, hogy a párhuzamos vezetés időszakát (tehát amikor egyidejűleg kell vezetni a papír alapú, ill. az elektronikus naplót is) minimalizálni kell, néhány hónapos próbaüzem után – ha bevált a rendszer – csak az elektronikus változatot szükséges folytatni.
• Végezetül érdemes megemlíteni, hogy az elektronikus naplók üzemeltetése során számos további tényezőt szükséges figyelembe venni. A központi üzemeltetésű szoftverrendszerek – bár számos kényelmi szolgáltatást biztosítanak – a legtöbb esetben további járulékos költségeket igényelnek (szoftverbérlet, Internet kapcsolat költsége), amelyekre nem árt felkészülni. Javasolt tájékozódni a frissítések gyakoriságáról, valamint a változáskövetési megoldásokról is. Minden esetben érdemes a vásárlás előtt felkeresni a forgalmazó weblapját, mivel annak színvonala, naprakészsége, frissítésének rendszeressége is sokat elárulhat a program minőségéről. Amennyiben a program rendelkezik demó változattal - ez elvárható a tisztességes forgalmazóktól - mindeképpen próbáljuk ki a szoftvert, ismerkedjünk meg annak lehetőségeivel.

Az elmúlt évek tapasztalatai alapján az elektronikus naplót használó pedagógusok és szülők általában elégedettek a digitális kultúraváltással, hatékonyan képesek hasznosítani a szoftverek által nyújtott szolgáltatásokat.

Napjainkban azonban az informatikai eszközök is forradalmi változáson mennek keresztül. A hagyományos PC-ket egyre inkább kiszorítják a hordozható, többfunkciós infokommunikációs eszközök (notebook, netbook, TablePC, SmartPhone), amelyek alapfunkcióvá válnak az olyan technológiai megoldások, mint a WiFi kapcsolat, az érintőképernyő, a GPS valamint az ehhez kapcsolódó alkalmazások.

A jövő elektronikus naplóinak is fel kell készülniük ezekre a kihívásokra. Olyan szoftvereket kell fejleszteni, amelyek bármilyen kommunikációs eszközön használhatók, képesek kapcsolódni más rendszerekhez, kezelésük túllép a hagyományos billenytűzet-egér kombináción.

Az informatikai eszközök egyre szélesebb körű térhódításával az elektronikus naplók is „sikerre vannak ítéltetve”.  A papír alapú rendszerek szerepét az oktatásban is fokozatosan átveszik a korszerűbb és környezettudatosabb megoldások. Bízzunk benne, hogy a nem túl távoli jövőben a tanárok nem osztálykönyvekkel, hanem laptopokkal, táblaszámítógépekkel járnak majd az órákra.